Prečo je dobré evidovať došlú poštu?

Lebo „veď som vám to poslala“ nie je účtovný doklad.
A „určite to tam niekde bolo“ už vôbec nie.

Evidencia došlej pošty je taký malý firemný detektív.

Keď príde faktúra, zmluva, rozhodnutie z úradu alebo iný dôležitý dokument, potrebujeme vedieť:

• kedy prišiel,
• kto ho prevzal,
• čo sa s ním ďalej stalo,
• a hlavne – či sa k nemu niekto vôbec dostal.

Pretože o tri mesiace môže pokojne vzniknúť legendárna veta:

«„Ja som vám to posielala ešte v marci.“»


Na čo nám teda evidencia slúži?

Jednoducho na to, aby sme vedeli dohľadať cestu dokumentu.

Dokument príde → niekto ho prevezme → zaeviduje sa → dostane sa k správnej osobe → spracuje sa → uloží sa.

Žiadne kúzla. Žiadna byrokratická tortúra. Len poriadok.

A keď príde kontrola alebo sa niekto po pol roku spýta, prečo bola faktúra zaúčtovaná až v apríli, nemusíme začať kolektívne spomínať, kto kde v marci sedel, kto mal dovolenku a komu „to asi ostalo na stole“.

Pozrieme do evidencie.

A máme odpoveď.

A čo keď príde daňová kontrola?

Vtedy je dobré mať v ruke niečo viac ako vetu:

«„My sme to určite dostali.“»

Pri kontrole totiž nestačí vedieť, že dokument existoval. Potrebujeme vedieť preukázať, čo sa s ním stalo.


A ešte jedna dôležitá vec

Evidencia došlej pošty nie je nedôvera voči kolegom.

Je to nedôvera voči ľudskej pamäti.

A tá je úplne oprávnená.

Človek si nepamätá, čo robil predvčerom o 14:30. Očakávať od neho, že si o osem mesiacov spomenie, komu odovzdal faktúru za 1 247,80 €, je už skôr psychologický experiment.

Preto evidujeme.

Kvôli poriadku, dohľadateľnosti a nášmu budúcemu pokojnému spánku.